Okoz fejfájást annak a pénznek a hiánya, amit már megtermelt a cégetek, csak még a vevőtök nem adta oda? Átéltétek már azt, hogy egy, de akár több havi bevétele a cégnek még nem a saját, hanem a vevők kasszájában, bankszámláján van?

Hihetetlen, hogy még napjainkban sincs olyan törvény, amely valóban büntetné és teljes mértékben megakadályozná a számlák ki nem fizetését!

De amíg az van, ami van, sok vállalkozás megismeri az ”elméleti bevétel” fogalmát.

Mi ez az „elméleti bevétel”?

Számviteli nézőpontból, ha a vevő elviszi az árut, vagy megkapja a szolgáltatást és mi ezért kiállítunk egy átutalásos számlát, már bevétellel rendelkezünk. Még akkor is, ha az a pénz csak hetek, hónapok múlva fog megérkezni – vagy éppen soha sem.

Na, ezt nevezem én csak „elméleti bevételnek”! Virtuális! Nem megfogható! Ebből nem tudunk tankolni, bért kifizetni, törleszteni, vásárolni. Azon egyszerű okból kifolyóan, hogy nincs is ott az a lóvé. Csak majd egyszer, esetleg… Ezért mi a partnereinket meg szoktuk kérni, hogy amikor erről beszélgetünk, ne bevételnek, hanem „kiszámlázott érték”-nek nevezzük. Mert ez legalább igaz.

Több ügyfelünknél értünk el egészen komoly eredményeket a kintlévőség kezelés területén. Ezek közül egy sztorit ismertetek.

Évekkel ezelőtt egy magas minőségű húskészítményeket gyártó partnerünket konzultáltam. A cég töretlenül fejlődött (megjegyzem, azóta is), de volt némi felhő a szép kék tiszta égen. Kényelmetlen mértékben megnövekedett a lejárt határidejű kintlévőség. A cég továbbra is napra pontosan fizette a saját kötelezettségeit, mert ez náluk becsületbeli ügy, de az 50 M Ft kinnlevőség már hiányzott erősen.

Nem ezen a programon dolgoztunk az együttműködési megállapodás alapján, de kérésükre nekiálltunk. Egy konzultációs napunk nagyobbik felét ennek a problémának a kezelésére fordítottuk.

Amit csináltunk:

• Létrehoztuk a kintlévőség kezelő posztot a szervezetben. Ez nem egy új munkatárs felvételét jelenti, hanem egy olyan feladatkört, amit napi 1-2 órás munkaként oda lehet adni egy kollégának.

• Nagyon pontosan, részletesen meghatároztuk a kintlévőség kezelés szabályát, folyamatát. Megint csak megjegyzem, hogy ez nem azzal kezdődött, hogy „kiküldjük a felszólító leveleket a tartozó partnereknek”. Nem, a kintlévőség kezelés sokkal korábban kezdődik. Szinte még a számlázás előtt. És barátságosabb kommunikációval.

• Meghatároztuk, milyen statisztikákat kell figyelni, hogy nyomon kövessük ennek a területnek a működését és a változásokat.

• Megbeszéltük a tulajdonosokkal, hogy milyen tulajdonságokkal kell rendelkeznie annak a munkatársnak, aki sikeres akar lenni ezen a poszton. Ennek alapján ők behívtak egy kolléganőt és elbeszélgettünk vele a várható feladatról. Jó választás volt. Habozás nélkül elvállalta.

• Elkezdte végezni a tevékenységét. Amit heti alapon statisztikai grafikonon is vezetett, hogy lehessen látni az elmozdulást és a munkája eredményét.

És ténylegesen mi lett az eredmény?

Alig több mint két hónap alatt a lejárt kintlévőség 30 M Ft-al, 20 M Ft alá csökkent. A következő célkitűzés is megszületett: Gyerünk tovább! Szorítsuk le a lejárt kintlévőséget 10 M Ft alá!!!

És azóta is kiváló, szinte baráti viszonyban vagyunk a cég tulajdonosaival. Ezért Kovács Péter, a Darnó Hús márkanevű csodafinom hústermékeket előállító Funkció Kft. egyik tulajdonosa fel is hatalmazott, hogy eláruljam: A sok évvel ezelőtt kidolgozott módszert némi módosítással alkalmazva a lejárt kintlévőségek hosszú ideje 1 M Ft alatt vannak, pedig nem kis cégről van szó. 

Te is el tudnád azt az érzést képzelni, hogy a mostani lejárt kintlévőség 60%-a cirka 2 hónap múlva benn csücsül a bankszámládon? Vagy akár a többi is? Sejtem, hogy mi a válaszod:)

Tanulságok:

• Amire odateszed a figyelmed, azt megkapod! Ha a bevétel beérkeztetését elkezded kontrollálni, akkor az be fog érkezni!

• Legyen szabálya és felelőse a kintlévőség kezelésének!

• Legritkábban heti rendszerességgel figyeljétek a kintlévőségek statisztikáit, változásait!

• És ne feledkezz meg a munkatárs megjutalmazásáról, ha eléri, hogy ne csak elméleti bevételetek legyen, hanem gyakorlatban is ott mosolyogjon a nektek járó pénz a bankszámlátokon!