Évekkel ezelőtt egy szállítmányozással és gabonakereskedelemmel foglalkozó cég tulajdonosa talált meg minket egy ajánláson keresztül. Azt hallotta valakitől, hogy mi esetleg tudunk segíteni neki, mert máshol már eredménnyel jártunk hasonló probléma kezelésében.

Mi volt az, ami neki igazán fejfájást okozott? Miközben a cége fejlődött és komoly profitot termelt?

Ezeket mondta és a céganalízis során valóban ezt találtuk mi is: Egyre jobban fájt neki azt tapasztalni, hogy gyakorlatilag ő maga a cég. Hiába van összesen 30-40 munkatársa, egyszemélyes irányítás történik. Ő mozgatja a teljes csapatot, le egészen a napi feladatok kiosztásáig. Na ezt nevezzük mi abszolút kézi vezérlésnek vagy „egykezezésnek”.

Gazdasági kérdések, pénzkifizetések és az utalások is, személyzeti kérdések, árurendelés, de még az is, hogy az érkező gabonákat épp melyik raktárba vigyék, mikor melyik kamiont kell szerelni vagy gumicserét intézni neki.

A telefonján olyan mennyiségű kommunikációt kezelt, hogy naponta többször lemerül.

Nyaralásokon még a tengerpartra is vitte magával, mert ha pár óráig nem lett volna elérhető, akkor megáll a cég és egy-egy késve meghozott döntése többmilliós nagyságrendű kárt is okozhatott volna.

Na, hát kb. ez volt a kiinduló helyzet.

Mit csináltunk:

A szokásos alapos céganalízissel, átvilágítással kezdtünk.

Pontosan feltérképeztük a munkatársak feladatait, a folyamatokat, kiszedtük a tulajdonos-ügyvezető fejéből a legfontosabb irányelveit, szabályait, ami alapján egy-egy területen a döntéseket hozta és az irányítást végezte.

Aztán ezek alapján kidolgoztuk a cég szervezési tábláját, amit én leginkább „cégtérkép” belső szlenggel említek. Mert tényleg az! Pontosan megmutatja a cégen belül az összes szükséges feladatkört, folyamatot, logikai sorrendben felfűzve, felelősöket hozzárendelve. Enélkül nagyon nehéz (de inkább lehetetlen) egy céget átlátható, rendezett állapotba hozni.

Megírtuk a legfontosabb szabályokat, kialakítottunk ellenőrző listákat, nyomtatványokat, egyéb egyszerűen használatba tehető management eszközöket.

A program végéhez közeledve tartottunk egy két napos „szervezési tábla beültető program”-ot, ahol a teljes munkatársi csapattal átbeszéltük a teljes szervezeti felépítést, kinek mi a feladata és mi nem, milyen új szabályok és eszközök kerültek és kerülnek majd bevezetésre. Bárki bármit kérdezhetett természetesen. Ilyenkor a szabály az, hogy ne maradjon kérdés az emberek fejében.

Ezután jött egy izgalmas szakasz: maga a kidolgozott rendszer alkalmazásba tétele!

Ez többnyire már nélkülünk történik. De nagyon tanulságos volt, amit láttam, amikor egy utánkövető találkozó céljából meglátogattam a céget és a vezetőt.

Bejött egy kolléga az ügyvezetőhöz, miközben beszélgettünk. A sok éves kialakult korábbi szokásrendszer alapján azzal kapcsolatban érdeklődött, hogy most érkezik valamilyen szójaszállítmány (vagy valami hasonló), akkor azt majd melyik raktárba kell irányítani.

Az ügyvezető felpattant a székéből, odavezette a kollégát falra kifüggesztett szervezési táblához és megkérdezte:

- „Hol látod a szervezési táblán a raktárakat?” A kolléga megtalálta.

- „Milyen posztnevet látsz ott felül és milyen nevet?” A munkatárs mondta, hogy raktárvezető és hogy xy.”

- „Na! Látod, ott nem az én nevem van! Akkor őt keresd az ilyen kérdésekkel!”

Azt mondta az ügyvezető, hogy ez elég melós dolog, de mindig így tesz, mióta ezt a rendszert kialakítottuk. Amikor ott voltamm még épp a kocsik szervizével vagy gumicserével kapcsolatban is keresték, de ő megkerestette a szervezési táblán a flottafelelőst és odairányította a munkatársakat.

És ahogy következetesen csinálta ezt, egyre kevesebb olyan megkeresést kapott a kollégáitól, ami nem hozzá tartozik.

Eltelt pár hónap. Egyszer csak egy telefonhívást kaptam tőle. Nagy lelkendezve számolt be a következőkről:

„Képzeld! Most jöttünk haza a feleségemmel egy két hetes nyaralásról. Kintlétünk alatt egyetlen egy olyan hívást sem kaptam céges ügyben, hogy valamit nem tudnak elintézni a kollégák és én kellettem volna hozzá! Kicsit izgultam is, hogy mire hazaérek, mi fogad itthon. De minden teljesen rendben volt, mindenki tette a dolgát. Most vagyok igazán hálás neked, mert ezt veled értük el!”

Bevallom, nagyon boldog voltam én is. Mert tudom, hogy itt nem csak a cégtulajdonosnak tettünk jót, hanem a munkatársi csapatnak is!

Tanulságok és jó tanácsok:

Ha csökkenteni akarod a cégben a káoszt és a saját leterheltségedet, szervezd meg a folyamatokat, egyértelműsítsd a feladatköröket! Kihez mi tartozik, mi nem, ki kinek kell, hogy info-t, jelentést, stb. adjon.

Készítsetek el egy olyan szervezési táblát, ami nem csak egy dokumentum az ISO audit során vagy egy semmire sem használt falidísz! A szervezési tábla azért van, hogy használjuk!

Következetesen képezzétek, oktassátok a munkatársakat a feladatköreikre és a kapcsolódó posztokkal történő sikeres együttműködésre.

És a várt eredmények bekövetkeznek!